Een ERP-implementatie vergt nogal wat inspanning van de keyuser en spijtig genoeg wordt dit zowel door het management als door de werknemers zelf zwaar onderschat.
Grofweg gezien mag je stellen dat een implementatie 3 grote fases doorloopt, waarin de werkdruk voor de keyuser verschillend is.
In de eerste fase heb je de blue printing of detailanalyse. Hier zal de ERP-leverancier alle details willen weten om tot een goede implementatie over te gaan. Als keyuser is jouw workload niet zo groot. Je zal aanwezig zijn op de sessies en als je dit een beetje efficiënt wil aanpakken zorg je dat je alle voorbeelden en scenario's mee hebt. Uiteraard zullen hier enkele taken uit voortkomen. Jouw workload is het dubbele dan dat van de ERP-leverancier.
Wanneer de ERP-implementator goed weet wat je als bedrijf wenst komt de design fase. Hier wordt het systeem ingericht, krijg je opleidingen en moeten er allerhande testen gebeuren. Als doorwinterde keyuser zorg je voor dat je de nodige data hebt om door jouw scenario's te lopen. Dat je het systeem van binnen en van buiten leert kennen voor jouw domein, dat je testen, maatwerktesten en integratietesten uitvoert. Kortom: hier wordt veel van jou als keyuser verwacht. Jouw workload is minstens 3 maal zo groot als dat van de ERP- leverancier.
Tijdens de voorbereiding tot go live en de go live zal je merken dat hier nog enkele onverwachte zaken naar boven zullen komen die onmiddellijk moeten aangepakt worden. Daarnaast moeten jouw collega's opgeleid worden, handleidingen worden voorzien, procedures worden uitgeklaard, alles en iedereen moet op elkaar afgestemd zijn. Orders, voorraad, klanten en leveranciers, openstaande facturen, en andere gegevens uit het oude systeem moeten overgezet worden. Als keyuser zit je volle dagen aan het project te werken en is er geen ruimte meer voor de dagdagelijkse taken. Dit is gelukkig de kortste periode maar ook de meest heftige van de implementatie.
Allemaal goed en wel, maar je wilt die workload ook wel inplannen? In een goede offerte staat het aantal dagen dat de ERP-leverancier nodig heeft om de implementatie te volbrengen per fase en per module. Aan de hand van deze offerte kan je de high level workload berekenen. Nadien zal de ERP-leverancier een planning opmaken. Je gebruikt best deze planning om jouw workload te kennen.